Hoe werkt waarmerken of vertalen van documenten?

Wat is een waarmerk?

Een waarmerk is een teken van echtheid of geldigheid. Een gewaarmerkte kopie is een kopie van het origineel en op deze kopie staat ook een waarmerk. Dit waarmerk op een kopie geeft aan dat de inhoud van de kopie hetzelfde is als het origineel. Alleen zo kan een kopie een geldig bewijsstuk zijn.

Gewaarmerkt papieren document

Dit is het originele papieren document (bijvoorbeeld een diploma) met een waarmerkstempel (inktstempel) van de opleidingsinstantie en een handtekening of paraaf. Het kan ook een papieren kopie zijn van het originele document, voorzien van een waarmerk. Het waarmerk op de kopie moet zijn aangebracht door een instantie of organisatie die dat mag doen.

Let op: een apostille vervangt een gewaarmerkte kopie niet. Met een apostille wordt alleen aangetoond dat de handtekening op het document echt is, maar zegt niets over de inhoud van het document. Om die reden wordt een apostille niet geaccepteerd.

Digitaal gewaarmerkt

Heeft u een digitaal document met een numerieke code of QR-code (echtheidscode), dan spreken we van een digitaal gewaarmerkt document. De code op het document moet altijd zijn afgegeven door de instantie die ook het document heeft uitgegeven. Met de code moet de echtheid van het document te controleren zijn op de website van de instantie, organisatie of opleiding die het document heeft uitgegeven.

Let op! Andere vormen van digitale verificatie worden niet geaccepteerd. Bevat het document geen (juiste) digitale verificatie, dan moet u het originele document of een gewaarmerkte kopie daarvan per post sturen. Bekijk voorbeelden van digitale documenten met een echtheidscode.

Waar kunt u terecht voor het waarmerken van (kopieën van) documenten?

Dit kan per document verschillen. In onderstaande tabel is per document aangegeven waar u terecht kunt voor het waarmerken. Goed om te weten; sommige opleidingen of universiteiten geven bij het originele diploma direct een aantal gewaarmerkte kopieën.

Daarnaast is het mogelijk dat u een digitaal document ontvangt met echtheidscode. Een waarmerk is dan niet meer noodzakelijk.

Overzicht van wie welke documenten mag waarmerken

Soort document	Waar waarmerken?
Diploma , cijferlijst en syllabus	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een notaris
Verklaring van geen bevoegdheidsbeperkingen, Certificate of Conformity, Certificate of Experience	Autoriteit waar de registratie heeft plaatsgevonden Een notaris
Bewijsstukken praktijkervaring en/of beroepservaring	Werkgever kan het originele document afgeven Een notaris kan alleen een kopie waarmerken
Bewijs aanvullende opleiding(en)	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een notaris
Vertalingen van documenten	De beëdigd vertaler  Een notaris

Vertalingen

• documenten in een andere taal dan Nederlands, Engels of Duits moeten worden vertaald;
• u stuurt het originele of origineel gewaarmerkte document in de oorspronkelijke taal én de originele vertaling op;
• de vertaling moet gebeuren door een beëdigd vertaler. De vertaler voorziet de vertaling van een waarmerk.

Kopie van de vertaling?

Wilt u een kopie van de originele vertaling aanleveren, dan moet u deze laten waarmerken. In de tabel op deze pagina ziet u wie een vertaling mag waarmerken.

Belangrijk om te weten

• Wij raden u dringend aan geen originele documenten op te sturen maar alleen origineel gewaarmerkte kopieën. Documenten raken helaas regelmatig kwijt in de post. Besluit u toch originele documenten op te sturen? Dan is dit op eigen risico.
• Originele documenten worden eenmalig per aangetekende post retour naar uw woonadres of correspondentieadres gestuurd. U bent zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van deze gegevens. Mochten deze documenten bij ons retour komen, dan worden deze naar een centraal archief gebracht en is ophalen alleen nog op afspraak mogelijk.
• Een vertaler kan alleen vertalingen of kopieën van vertalingen waarmerken. De vertaler kan nooit het originele document waarmerken.